Entrepreneurs : comment organiser une journée efficace ?

Mes suggestions pour mettre en place une stratégie de travail au quotidien

Au démarrage d’une activité, les entrepreneurs perdent souvent du temps à cause du manque d’organisation de leur journée. Peut-être que c’est votre cas, et c’est normal au début. Pour un travail efficace, il faut penser stratégie. Ici, je vous explique ce qu’il est possible de faire au quotidien pour gagner du temps.

Une journée bien structurée pour gagner du temps et de l’argent

Le lancement d’un business prend beaucoup de temps ! Si vous êtes un jeune créateur d’entreprise, vous vous en êtes rendu compte. C’est tout à fait normal lorsqu’on débute une nouvelle activité entrepreneuriale. On fait au mieux et on cherche ses marques.

À mes débuts, je travaillais avec acharnement, jusqu’à ce que je me rende compte de ma perte de temps énorme sur des tâches qui n’en nécessitaient pas autant. Je m’éparpillais et j’étais très mal organisé. La gestion (qu’il s’agisse d’une création ou d’une reprise d’entreprise) nécessite un minimum de règles à suivre.

Je me suis renseigné sur les systèmes d’organisation et j’ai aujourd’hui trouvé une stratégie qui convient à mon fonctionnement quotidien.

Vous n’aurez pas l’impression qu’il s’agit de conseils exceptionnels, mais mis bout à bout, c’est révolutionnaire !

Vous n’avez pas de temps à perdre. Le temps, c’est de l’argent pour un chef d’entreprise !

Réfléchissez aux moyens de rendre vos journées productives. Vous allez non seulement gagner du temps, mais aussi en sérénité. Votre esprit ne sera plus encombré de ce qu’il faut ou faudra faire.

Que faire de ce temps libre que vous allez obtenir ? Ce que vous voulez ! Profitez-en pour faire du sport, passer du temps avec vos proches, développer un projet personnel ou, pourquoi pas, une nouvelle activité.

Le secret d’une bonne organisation c’est la planification. Pour cela, vous pouvez vous aider d’outils en ligne comme Trelllo ou Evernote, de CRM (logiciels de gestions de clients) comme SuiteCRM ou Dolibarr, d’un agenda en ligne ou papier.

Quelle est l’organisation des entrepreneurs qui réussissent ?

Planifiez la veille votre travail du lendemain

Il n’y a rien de pire que se lever le matin et ne pas avoir les idées claires sur l’organisation de sa journée. C’est le meilleur moyen de perdre son temps.

La veille, faites une liste des tâches que vous devez effectuer le lendemain. C’est le meilleur moyen de savoir où vous allez.

Si vous devez facturer ou développer votre stratégie marketing par exemple, alors planifiez-le sur votre journée.

Démarrez par les tâches urgentes

Votre liste de tâches à effectuer doit toujours démarrer par les actions les plus urgentes. Sachez prioriser. Comment savoir ce qui est urgent ? Fiez-vous à vos échéances de livraisons, aux devis importants, à une facture à éditer…

Par exemple, si vous devez trouver un local ou trouver des financements, mettez-le en top priorité sur votre liste !

Définissez des plages horaires précises

Ne pas perdre son temps veut dire que vous ne devez pas faire d’allers-retours entre les différentes tâches de votre journée. C’est chronophage et inutile.

Planifiez des plages horaires pour chaque action et n’y dérogez pas.

Avant, je checkais mes mails toute la journée et j’y répondais dans l’instant, mais je me suis rendu compte que cela me faisait perdre du temps.

Aujourd’hui, je consacre 45 min le matin à répondre à mes mails et je consulte ma boîte de réception vers 15 h pour vérifier s’il y a urgence à donner une réponse. Et c’est tout ! J’ai coupé les notifications de réception de mails de mon smartphone et je respecte mes horaires.

Pour chaque activité récurrente de votre journée, établissez des horaires stricts.

Restez concentré pendant votre session de travail

Reprenons l’exemple des mails. Vous avez décidé de consacrer vos prochaines 45 minutes à répondre à vos mails ? Il ne faut faire que cela ! Restez focus sur votre objectif, mettez votre smartphone en mode « ne pas déranger ». Si vous vous interrompez sans cesse, vous perdez en efficacité et en temps.

Pour les sessions de travail plus longues, ménagez des pauses à intervalles réguliers pour faciliter la concentration.

Minutez vos réunions de travail et vos échanges

Les réunions à rallonge, ça n’est pas productif ! Mettez un cadre temporel, vous verrez que c’est d’une redoutable efficacité !

Quand on sait qu’il faut avancer sans perdre de temps on ne s’égare pas en conversations inutiles qui ne mènent à rien.

Testez aussi cette méthode sur vos conversations téléphoniques et vos RV en direct.

Créez-vous un réseau de travail

Ne négligez pas l’importance du réseau professionnel si vous êtes autoentrepreneur. Prévoyez dans votre organisation des moments pour vous rendre au salon des entrepreneurs de votre région, rapprochez-vous d’une pépinière d’entreprise. Vous aurez parfois l’impression de perdre du temps, mais il faut savoir s’entourer des bonnes personnes. Elles vos feront gagner un temps précieux en vous aidant sur des sujets dont vous n’avez pas la maîtrise. Par exemple, en conseils juridiques pour la création d’une SARL ou encore les étapes clés d’une reconversion professionnelle.

Prenez des pauses au quotidien

Travailler sans faire de pauses est une aberration. Votre capacité à rester concentré et à produire un travail efficace est limitée. Ménagez-vous des pauses de travail pour souffler et respirer. On attaque bien mieux le travail après.

La stratégie du « non »

Quand on débute, on a tendance à vouloir dire oui à tout et tout le temps. C’est très risqué.

D’une part parce que vous allez vous épuiser à vouloir respecter des échéances courtes et d’autre part parce que vous allez perdre en crédibilité. Oui, en crédibilité.

Vos clients vont soit penser que vous n’avez pas assez de clients (et c’est mauvais pour le business), soit être déçus parce que vous ne pourrez, au final, pas respecter vos délais (et ça aussi c’est mauvais pour le business).

Dites « non », ou plutôt « oui, mais pas dans les délais que vous souhaitez ». De cette manière, on arrive souvent à trouver des compromis qui conviennent à tous.

Trouvez le juste équilibre entre travail et vie personnelle

Il faut travailler dur pour réussir, je suis le premier à le dire. Mais il ne faut pas négliger votre vie personnelle pour votre projet d’entreprise.

Puisez l’énergie dont vous avez besoin en dehors de votre entreprise pour être au maximum de vos capacités.

Faites un bilan quotidien et hebdomadaire

Je vous ai déjà parlé plus haut de préparer les tâches la veille pour le lendemain. Chaque fin de journée, faites le point sur ce que vous avez accompli et sur ce que vous avez à faire le lendemain. Une fois par semaine, faites le bilan pour analyser ce qui a fonctionné ou non afin de prioriser les actions pour votre semaine à venir.

Stratégie et travail : la clé de la réussite

Travailler dur c’est important, mais vous l’aurez compris, si c’est inefficace vous allez perdre un temps précieux. Votre réussite dépend de ces deux aspects : persévérance et organisation. Je peux vous aider dans votre démarche entrepreneuriale pour mener votre projet jusqu’au bout.